Автоматизация расчета заработной платы сотрудников – одна из функций сервиса «1С:Зарплата и управление персоналом», которой клиенты пользуются наиболее часто.
Автоматизация помогает избежать ошибок, учитывает всю информацию о рабочем графике, больничных и отпуске, помогает сделать процесс начисления зарплаты более прозрачным как для сотрудника, так и для бухгалтера и кадровика.
Расчет осуществляется через специальный документ «Начисление зарплаты и взносов». Этот документ позволяет автоматически рассчитать плановые начисления, договоры, пособия, удержания, НДФЛ и страховые взносы.
Подготовка к расчету
Перед начислением зарплаты необходимо:
> Проверить кадровые изменения. Зарегистрировать прием на работу, переводы, увольнения, изменения в плановых начислениях и удержаниях.
> Учесть отсутствия и неявки. Внести данные о больничных, отпусках, командировках, сверхурочной работе, работе в выходные и праздники.
> Настроить графики работы. При необходимости обновить графики в разделе «Кадры» или «Зарплата».
> Проверить настройки расчёта зарплаты. В разделе «Настройка» – «Расчёт зарплаты» можно настроить правила расчёта, включая индексацию, параметры страховых взносов и другие параметры.
Процесс начисления зарплаты
> Создать документ «Начисление зарплаты и взносов». В поле «Месяц» указать месяц, за который производится расчёт.
> Нажать кнопку «Заполнить». Программа автоматически заполнит документ данными по всем сотрудникам и рассчитает результаты по всем вкладкам.
На вкладках документа рассчитываются:
> Начисления. Плановые начисления сотрудников, а также начисления, у которых в настройках указано, что они «срабатывают» при вводе вида учёта времени или значения показателя.
> Договоры. Суммы по гражданско-правовым договорам, если они не были начислены ранее.
> Пособия. Например, пособия на период отпуска по уходу за ребёнком.
> Удержания.
> НДФЛ. Суммы налога, исчисленные на планируемую дату выплаты, по доходам, которые не были учтены в межрасчётных начислениях.
> Страховые взносы. Суммы страховых взносов по единому тарифу и по взносам на ОСС от НС и ПЗ по всем облагаемым доходам за месяц.
Для проверки расчета можно нажать кнопку «Показать подробности расчёта» над табличной частью документа – так станут видны данные по времени и показателям, которые участвуют в расчете начислений. Также можно сформировать расчетный листок.
Важно: документ «Начисление зарплаты и взносов» должен быть рассчитан последним в месяце, так как только в этом документе происходит расчет страховых взносов.
Дополнительные шаги
> Выплата зарплаты. Для этого используются документы в разделе «Выплаты». В ведомости указывается месяц, за который выплачивается зарплата, и характер выплаты («Зарплата за месяц»).
> Формирование отчётов. После расчета и выплаты зарплаты можно сформировать отчеты с информацией по заработной плате (например, «Расчетная ведомость Т-51», «Расчетный листок»).
> Учет перерасчетов. Если в настройках расчета зарплаты установлен флаг «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом», перерасчеты фиксируются в специальном документе.
Возможные ошибки и их устранение
> Ошибка «Деление на ноль». Проверьте графики работы сотрудников и формулы начислений.
> Нарушение последовательности проведения документов. Например, если ввести начисление «Премия» после формирования зарплаты и взносов за закрываемый месяц, взносы с премии не будут рассчитаны.
> Расхождения между зарплатой за месяц и авансом. Могут возникать из-за ошибок в учете НДФЛ или других факторов. В таких случаях может потребоваться корректировка данных.
Перед внесением изменений в настройки или документы рекомендуется сделать резервную копию данных.