Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет компаниям отказаться от бумажных документов, ускорить согласование кадровых процессов и снизить административные расходы. Одним из ключевых инструментов для организации юридически значимого электронного документооборота является электронная подпись.
В сервисе «1С:Кабинет сотрудника» электронные подписи используются для подписания кадровых документов между работодателем и сотрудниками. Благодаря этому документы приобретают юридическую силу и могут использоваться наравне с бумажными оригиналами.
Разберем, какие виды электронных подписей используются в 1С:Кабинете сотрудника, чем отличается УНЭП от УКЭП и как настроить их работу в системе.
Что такое УНЭП и УКЭП
Для работы кадрового электронного документооборота в 1С:Кабинете сотрудника используются два вида электронных подписей:
> усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
> усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Каждая из них предназначена для решения определенных задач и используется разными участниками документооборота.
УНЭП: электронная подпись сотрудника
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) применяется сотрудниками организации для подписания внутренних кадровых документов.
С помощью УНЭП можно подписывать:
> заявления на отпуск;
> заявления на увольнение;
> запросы справок;
> служебные документы;
> другие кадровые документы, предусмотренные законодательством.
УНЭП является цифровым аналогом собственноручной подписи сотрудника и обладает юридической значимостью в рамках кадрового электронного документооборота.
Одно из главных преимуществ такой подписи – сотрудник может самостоятельно выпустить её непосредственно в сервисе 1С:Кабинет сотрудника без обращения в удостоверяющий центр и дополнительных расходов.
УКЭП: электронная подпись работодателя
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) используется работодателем для подписания документов от имени организации.
Как правило, УКЭП применяется для заверения:
> трудовых договоров;
> дополнительных соглашений;
> приказов;
> уведомлений;
> иных кадровых документов.
УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром Минцифры России или через сервис 1С:Подпись.
В отличие от УНЭП, квалифицированная подпись является платной и требует регулярного продления после окончания срока действия сертификата.
Кроме того, УКЭП может использоваться для проверки документов в сторонних информационных системах и государственных сервисах.
Чем отличается УНЭП от УКЭП
Как выпустить УНЭП в 1С:Кабинете сотрудника
Перед выпуском электронной подписи необходимо подключить кадровый электронный документооборот в сервисе.
Для этого администратор должен активировать настройку «Используется кадровый ЭДО».
После подключения сотрудник может самостоятельно создать УНЭП.
Выпуск подписи через браузер
Для создания электронной подписи необходимо:
- Открыть 1С:Кабинет сотрудника.
- Перейти в раздел «Профиль».
- Найти блок «Электронная подпись».
- Нажать кнопку «Создать».
- Задать пароль для подписи.
- Подтвердить пароль и сохранить настройки.
Выпуск подписи через мобильное приложение
В мобильном приложении процедура аналогична:
- Авторизоваться в приложении.
- Открыть раздел «Профиль».
- Перейти в блок «Электронная подпись».
- Нажать «Создать».
- Указать пароль.
- Сохранить изменения.
Все электронные подписи сотрудников хранятся в защищенном облаке 1С. Благодаря этому документы можно подписывать как с компьютера, так и со смартфона.
Что делать, если сотрудник забыл пароль от УНЭП
Если пароль от электронной подписи утерян, сотрудник может самостоятельно перевыпустить УНЭП.
Для этого необходимо:
- Перейти в раздел «Электронная подпись».
- Нажать кнопку «Обновить».
- Задать новый пароль.
- Сохранить изменения.
Если функция перевыпуска недоступна, необходимо обратиться к администратору сервиса – сотруднику кадровой службы, бухгалтерии или другому ответственному специалисту.
Настройка УКЭП для работодателя
Для использования квалифицированной электронной подписи необходимо выполнить настройку в учетной системе 1С.
Порядок настройки включает следующие шаги:
- Открыть раздел «Администрирование».
- Перейти в «Общие настройки».
- Выбрать пункт «Электронная подпись и шифрование».
- Активировать использование электронной подписи.
- Перейти в настройки электронной подписи.
- Добавить сертификат из облачного сервиса или с компьютера.
При необходимости можно оформить заявление на выпуск сертификата через сервис 1С:Подпись.
Настройка зависит от используемого сертификата: подписи руководителя организации или подписи физического лица с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Какие дополнительные компоненты нужны для работы электронной подписи (УКЭП)
Для корректной работы электронной подписи в 1С:Кабинете сотрудника могут потребоваться:
> криптопровайдер (например, КриптоПро CSP);
> драйвер для токена;
> установленный сертификат электронной подписи;
> корректно настроенная интеграция с программой 1С;
> действующий сертификат электронной подписи.
Срок действия сертификатов обычно составляет от одного до двух лет, после чего требуется их продление.
Преимущества использования электронных подписей в КЭДО
Использование УНЭП и УКЭП в 1С:Кабинете сотрудника помогает бизнесу:
> отказаться от бумажных кадровых документов;
> ускорить согласование заявлений и приказов;
> сократить затраты на печать и хранение документов;
> обеспечить юридическую значимость кадрового документооборота;
> организовать удаленную работу сотрудников;
> повысить эффективность кадровой службы.
Электронные подписи позволяют перевести кадровые процессы в цифровой формат без потери юридической силы документов.
Правильно настроенный КЭДО помогает компаниям сократить бумажный документооборот, ускорить кадровые процессы и повысить удобство взаимодействия между сотрудниками и работодателем.
Специалисты «Тюмень-Софт» помогут внедрить 1С:Кабинет сотрудника, настроить кадровый электронный документооборот и организовать работу с электронными подписями в соответствии с требованиями законодательства.
Телефон: 680-964
Почта: its@tyumen-soft.ru
